28.02.2017 Автоматизация, телемеханизация и связь в нефтяной промышленности
А.Э. Караев, И.В. Москвитина, А.Н. Будяков
публикация в pdf-формате

Сегодня информационные технологии, автоматизированные системы и сервисы стали не просто элементом жизни каждого человека, но ее неотъемлемой частью. Трудно представить, что сотрудник крупной компании не работает с электронной почтой, не пользуется онлайн-платежами или пишет все документы от руки. Различные информационные решения и сервисы вошли в нашу жизнь, и мы не только не хотим от них отказываться, но и, более того, ожидаем постоянных улучшений, повышения безопасности, высокого уровня мобильности и интеграции данных. В корпоративной рабочей среде указанные свойства автоматизированных систем становятся критичными и во многом даже более актуальными, ведь для качественной и профессиональной работы специалиста, важны скорость работы системы, ее оперативная доступность, интеграция и высокая мобильность.

С точки зрения автоматизации, управление процессами материально-технического обеспечения сегодня — это совокупность различных взаимно интегрированных решений, представляющих собой единую информационную систему. Процессы планирования, конкурентного выбора контрагентов, управления договорами, запасами и складами выполняются в одной сквозной цепочке автоматизированной системы. По сути все процессы от планирования до списания образуют единый информационный поток — это огромный массив интегрированных данных с различными аналитиками и показателями, который помогает обеспечивать производственный процесс предприятия. Добавим сюда аналитический функционал, сервисы для руководителя службы закупки, обучающие материалы для сотрудников, опыт и наработки смежных подразделений — и сразу получим десятки различных приложений, каждое из которых должно быть доступно сотруднику своевременно и в полном объеме. Представим теперь все это многообразие требований, обращений и запросов как работу с единым информационным пространством, по сути, информационным облаком, позволяющим системе закупок быть пластичной, прозрачной и легко перестраиваться под новые вызовы и требования.

Построение информационного облака — это переосмысление многих подходов, наработок и лучших практик, которые Дирекция по закупкам и капитальному строительству прорабатывала и реализовывала за последние годы. Оптимизация бизнес-процессов, новые задачи производственных служб ПАО «Газпром нефть», требование мобильности сотрудников и непрерывное улучшение закупочного процесса стало хорошей отправной точкой для работы по формированию концепции информационного облака и шагов по его реализации в структуре закупок. Рассмотрим далее, какие ключевые требования были определены, с какими сложностями пришлось столкнуться и чего удалось добиться.

Существуют десятки устройств и приложений, каждое из которых может выполнять определенные функции, но удобнее иметь одно, готовое обеспечить сразу всем необходимым. Автоматизированная система может состоять из различных неинтегрированных решений, так называемой лоскутной автоматизации, но реальный эффект достигается, прежде всего, от комплексного подхода и интегрированных системы. В связи с этим основным требованием стала реализация единого доступа ко всем возможностям, знаниям и опыту служб закупки.

Независимо от сферы деятельности сотрудника, если ему необходимо получить обучающий материал, оформить запрос или выполнить электронное согласование в системе, он должен иметь возможность сделать это на своем рабочем месте и максимально быстро. Это высокоуровневая реализация принципа одного окна, которая значительно повышает эффективность производственного процесса и вовлечения новых сотрудников.

Реализация этой концепции — сложный и многошаговый проект, необходимо провести анализ бизнес процессов, доступности информации, качества базы знаний, выявить недостатки, дублирование и информационные разрывы в процессах, определить степень и качество автоматизации, подготовить маршрутную карту по развитию и расширению информационной системы.

Ряд процессов в компании были включены в программу автоматизации, так как не обеспечивали необходимый уровень доступа. Одним из таких направлений является подписание договоров на поставку материально-технических ресурсов, этот процесс был переведен на использование электронной цифровой подписи, что позволило сделать процесс согласования доступным без дополнительных трудозатрат и действий, необходимых для организации и сопровождения процедуры подписания. Заметим, что помимо внутренних сотрудников есть еще и внешние участники закупочных процессов, и их нельзя выпускать из вида, так как концептуально это важные аспекты для репутации и имиджа компании.

Для Дирекции по закупкам и капитальному строительству такими внешними участниками являются контрагенты и потенциальные поставщики, которые работают с ПАО «Газпром нефть». Принцип одного окна был максимально распространен и для них, была построена единая электронная торговая площадка, на которой публикуются конкурентные процедуры и в режиме 24/7 можно просматривать списки актуальных процедур выбора, скачивать документацию, подавать электронные предложение. Непосредственно из электронной площадки доступно приложение для участия в онлайн-трансляции процедуры вскрытия предложений, что значительно повышает прозрачность закупок и открытость ПАО «Газпром нефть» в целом (рисунок).

На втором шаге рассмотрим проблемы, связанные с доступностью информации и накоплением базы знаний и опыта подразделения. В основном, большинство людей обращаются к поисковым системам и ищут необходимую информацию, качество и актуальность которой зачастую не является высоким. Если же говорить о сотрудниках корпоративной структуры, то наличие и доступность полного пакета информационных материалов должно быть обеспечено постоянно. Документы должны быть актуальными, качественными и полными, способными отвечать на имеющиеся вопросы, а закупщик быть компетентным и подготовленным при выполнении своих должностных обязанностей, поэтому постоянно должна формироваться база знаний и накопленного опыта. Для обеспечения такого сервиса был инициирован проект по созданию и управлению знаниями, построен процесс быстрого доступа к обучающим материалам и инструкциям, актуализации пакета документов. Таким образом, во много снижаются риски, связанные с введением в курс дела нового персонала, переход сотрудников из одной службы в другую, тестирование и проверка компетенций. Для потенциальных поставщиков реорганизован портал закупок для оперативного доступа к общей информации по процедурам закупки ПАО «Газпром нефть», порядку проведения, схемам процесса и инструкциям. Созданы видеоинструкции и интерактивные ролики для максимально быстрого и удобного получения потенциальными поставщиками информации о порядке работы с «Газпром нефть», снижению ошибок и неточностей в подготовке документов.

А теперь рассмотрим такую ситуацию, когда, имея электронную почту, можно использовать ее только на одном устройстве и в одном месте. Такая схема работы наверно возможна, но крайне неудобна, так как она значительно снижает мобильность сотрудника и оперативность его работы. При этом если сотрудник направлен в командировку, он также должен выполнять необходимый спектр профессиональных обязанностей. Сегодня именно это характеризует как качественный сервис, так и профессионального сотрудника. Он всегда доступен по телефону и электронной почте, решение может быть принято везде, где есть Интернет или средства связи. Но, несмотря на очевидные плюсы этого подхода, крайне важным аспектом внедрения таких решений является обеспечение безопасности мобильного доступа и защиты конфиденциальных данных. Недопустимо без защиты доступа дать сотруднику возможность осуществлять электронное голосование в корпоративной системе с планшета, а также если не обеспечены защита данных, которые отображаются на устройстве и, тем более, защита и проверка данных, которые с устройства передаются. Это ключевое требование для построения всего процесса, так как, несмотря на удобство работы с мобильного устройства, защита корпоративных данных — критичное требование. Если же вопросы защиты проработаны, решения согласованы, то это открывает значительные преимущества в работе. Рассмотрим только один из примеров — принятие решений по различным вопросам. Имея возможность работать не только с рабочего компьютера, а с любого устройства, руководитель того или иного подразделения, находясь на совещании или в командировке, может оперативно ознакомиться с вопросом и принять решение, что поможет в разы увеличивать скорость принятия решений и срок выполнения бизнес-процесса в целом.

Что-то, конечно, можно направить и по электронной почте, но ведь многие процессы автоматизированы и целиком выполняются именно в автоматизированных системах, к которым, прежде всего, и нужен мобильный доступ. Эту задачу сейчас совместно решают ИТ-службы ПАО «Газпром нефть», служба безопасности и Дирекция по закупкам и капитальному строительству, вырабатываются решения по защите данных, порядке доступа, прорабатываются технологические аспекты. Этот процесс сложный и комплексный, но перспективы и преимущества такого подхода мотивируют сотрудников Компании двигаться вперед.

Подводя промежуточные итоги проделанной работы, повторим ключевые тезисы: обеспечение единого доступа к возможностям и сервисам службы закупки, создание базы знаний и управление ею, мобильность сотрудников и сервисов, обеспечивающих закупочные процессы. Предстоит еще много работы по созданию и совершенствованию единого информационного облака, но на современном этапе, учитывая требования и вызовы, только постоянное движение вперед и развитие помогут достичь высоких позиций и обеспечить качественный результат работы каждого закупщика и Дирекции в целом.

Новости
  • 14.09.2017
    «ИНЛАЙН ГРУП» на III Федеральном ИТ-форуме нефтегазовой отрасли России Подробнее
  • 01.09.2017
    «ИНЛАЙН ГРУП» примет участие в Fortinet Security Day c проектом публикации и защиты веб-приложений Подробнее
Проекты
  • Альфа-Банк
    Консолидация ИТ-ресурсов на основе индустриальных стандартов